125 работников Товарищества повысили квалификацию без финансовых затрат

Умение работать со всеми видами документов, в том числе писать деловые письма - одно из важнейших квалификационных требований к работнику любой организации.

Деловое письмо - самый распространенный и доступный вид общения. То, как написано и как оформлено письмо, может отразиться не только на деловом имидже работника, но и на имидже организации  в целом.

В целях  повышения качества работы с документами в ТОО «Казахстанско-Китайский Трубопровод» (далее - Товарищество) были разработаны и утверждены решением Правления (протокол от 22 ноября 2016 года №26-2016) Правила документирования и управления документацией.

Правила документирования были переведены также на английский язык и изданы в виде брошюры.

Работниками канцелярии в 2017 году был организован и проведен ряд презентаций Правил документирования. Кроме того, в каждом структурном подразделении Товарищества состоялись консультационные занятия по вопросам подготовки основных документов: деловых писем, приказов, актов, протоколов, доверенностей  и других видов документов, в том числе по технике их составления,  оформления, согласования и перевода, а также по исполнительской дисциплине в работе с документами.

Для закрепления знаний работников Товарищества по вопросам документирования и делопроизводства, и во исполнение приказа от 18 августа 2017 года №24/48 «О проведении тестирования на знание Правил документирования и управления документацией в ТОО «Казахстанско-Китайский Трубопровод», канцелярией были разработаны 3 варианта тестовых заданий и по 3 варианта ответов к ним (всего 90 вопросов и 270 ответов к ним).

В соответствии с утвержденным графиком,  в  августе 2017 года  проведено  тестирование работников всех структурных подразделений Товарищества. Каждый работник отвечал на один из вариантов тестирования (30 вопросов).

Всего в тестировании приняли участие 125 работников Товарищества.

Анализ проведения тестирования показал следующие результаты (правильные ответы):

68 работников - 30 баллов;

28 работников - 29 баллов;

16 работников - 28 баллов;

7 работников - 27 баллов;

5 работников - 26 баллов;

1 работник - 23 балла.

Лучшие результаты показали следующие структурные подразделения Товарищества:

департамент казначейства (средний балл - 30);

департамент тарифного регулирования (средний балл - 30);

юридический департамент (средний балл - 29,8);

департамент бюджетирования и экономического анализа - (средний балл - 29,8);

секретариат руководства Товарищества (средний балл - 29,7);

департамент АСУТП и связи (средний балл - 29,6). 

Советник первого заместителя Генерального директора Сауранбаева Г.А. - за 45 минут (время отведенное для ответов на 30 вопросов) ответила на  три варианта тестов (90 вопросов), результат тестирования - 87 правильных ответов.

Кроме того, в тестировании принял участие гражданин КНР менеджер департамента ОТ, ОС и ЧС Товарищества г-н Ван Цзюнь, который на 30 вопросов  дал 30 правильных ответов.  

Делопроизводитель департамента бюджетирования и экономического анализа Мынбаева Арай в свободное от основной работы время, помогала коллегам готовиться к тестированию — консультировала по сложным вопросам делопроизводства и управления документацией. В результате 4 работника департамента получили на тестировании по 30 баллов, 1 работник - 29 баллов.                                     

Также было проведено три дополнительных тестирования для работников Товарищества, не принявших участие в тестировании (по графику) из-за болезни, нахождения  в трудовом или в учебном отпуске.

Учитывая, что умение работать с  документами служит не только показателем профессионализма и деловой культуры  каждого работника, но и  являются частью делового имиджа Товарищества, принято решение проводить 1 раз в месяц учебные занятия по вопросам делопроизводства для вновь принятых работников Товарищества.

Комплекс мероприятий по изучению Правил документирования и управления документацией в Товариществе дал возможность силами работников канцелярии за короткий период повысить профессиональную  квалификацию в области делопроизводства сразу 125 работникам компании и, что важно в период оптимизации процессов и финансовых средств, обучение не повлекло за собой никаких дополнительных финансовых  затрат для компании.